Organizza le feste aziendali: per renderle indimenticabili!

Ecco di cosa si tratta: organizzare un evento indimenticabile! Puoi “provarlo” su te stesso: cosa ti rimane impresso (soprattutto se lavori già da tempo per il tuo datore di lavoro)? Alla riunione di coordinamento numero 24? O alle feste aziendali, in cui finalmente si poteva chiacchierare in modo più informale con colleghi e superiori e divertirsi un po’?

Sebbene le feste aziendali rivestano un ruolo così importante nel percorso professionale, spesso la loro pianificazione viene affrontata un po’ di sfuggita. Gli immensi compiti da svolgere devono quindi essere gestiti parallelamente al carico di lavoro quotidiano, ed è un peccato, perché, come già detto, le feste aziendali possono diventare vere e proprie pietre miliari nel percorso aziendale. Ma alcune cose non si possono cambiare; ciò che si può fare, invece, è gestire la pianificazione in modo efficiente e, soprattutto, evitare di ripetere gli errori che altri hanno già commesso in passato. È qui che entra in gioco il nostro articolo sulla pianificazione delle feste aziendali!

Tipo di festa – ma cosa festeggiamo, in realtà?!

Questa domanda può sembrare banale, ma costituisce un punto di partenza fondamentale per una pianificazione di successo. Anniversario aziendale, lancio di un prodotto, evento di team building o la tradizionale festa di Natale? Cosa si vuole festeggiare, in realtà? A seconda di ciò, si possono definire aspetti fondamentali, come la location e il numero di partecipanti. Ad esempio, negli eventi di team building è spesso utile «uscire un po’ dall’ordinario»: il pensiero fuori dagli schemi non sempre funziona quando ci si trova proprio all’interno degli schemi, ovvero nei propri uffici o nei locali aziendali. Se, ad esempio, si desidera invitare anche le famiglie dei collaboratori, è semplicemente necessario disporre di più spazio per le attività; un lancio di prodotto, invece, può essere celebrato anche nei propri locali con un po’ di preparazione e creatività.

Chi festeggia con chi?

A seconda dell’occasione, è possibile procedere alla stesura della lista degli invitati. In questa fase è necessario un stretto coordinamento con tutte le parti coinvolte, poiché non c’è nulla di più imbarazzante che dimenticare semplicemente alcuni collaboratori, ovvero non invitarli. Ai festeggiamenti devono partecipare solo i dipendenti interni o anche persone esterne? Ad esempio, clienti aziendali o le famiglie del personale? A seconda del numero di partecipanti, si può scegliere la location.

Come festeggiamo?

Spesso si pensa che bastino un paio di bicchieri, dei piatti e qualche stuzzichino, perché in fondo le persone vogliono solo festeggiare insieme. Affinché un allestimento del genere si traduca in una festa riuscita, è probabilmente necessario un «gruppo di festaioli» molto esperto, il che significa che funziona solo in pochissimi casi… Meglio pianificare in grande e poi ridurre l’elenco delle attività. Non tralasciare nessuna idea e, soprattutto, dai libero sfogo alla tua creatività:

• Motto?
• DJ / Musica dal vivo?
• Esibizioni sul palco?
• Cabarettisti/presentatori/relatori motivazionali?
• Gastronomia?
• Sede dell'evento?
• Caratteristiche e offerta? 

Magari si potrebbe anche cogliere l’occasione per organizzare una giornata di festa con:

• una visita guidata, ad esempio in un birrificio
• lavoro di gruppo su, ad esempio, una gara di soapbox
• una giornata di escursione con sfide speciali
• Evento culinario collettivo

Valuta attentamente quale programma di intrattenimento sia più adatto ai tuoi ospiti. È consigliabile discutere con i rispettivi responsabili di squadra per capire cosa sia più indicato per i vari collaboratori. Se stai organizzando qualcosa per ospiti esterni, dovresti anche valutare cosa sia più appropriato. In breve: tutto è possibile, almeno fino a quando non saranno stati fissati i limiti di budget (abbiamo quindi volutamente inserito questo «fattore di disturbo» alla fine di questo articolo, per così dire come guastafeste).

Invita, invita, invita

Mentre probabilmente quasi tutti attendono con impazienza la festa di Natale, che è ormai un appuntamento fisso annuale, per eventi speciali “una tantum” occorre attingere un po’ più a fondo al repertorio comunicativo. Anche in questo caso, tutto dipende da cosa si festeggia esattamente. Ad esempio, un invito ben progettato e inviato per posta può conferire un carattere più ufficiale al lancio di un prodotto. Per un evento di team building, invece, potrebbero bastare un’e-mail, un invito alla riunione e un avviso affisso in un punto ben visibile in ufficio, nei capannoni aziendali o nella sala pausa.

Come organizzo il tutto?

Eccoci arrivati al punto in realtà più difficile, ovvero quello che probabilmente spaventa la maggior parte degli organizzatori: la pianificazione vera e propria! Un buon consiglio, che però può rivelarsi anche un cattivo consiglio: forse ci sono colleghi che in passato sono già stati incaricati di organizzare feste aziendali, che hanno già acquisito esperienza in questo campo e possono trasmetterla. Non è necessario, per così dire, partire da zero. Ma questo è anche il lato negativo della faccenda, perché non si dovrebbero riutilizzare alla lettera i vecchi schemi di pianificazione. Le nuove idee possono portare una ventata di freschezza alle feste: se, ad esempio, la stessa location è stata scelta già per l’ennesima volta, forse sarebbe il momento di provare qualcosa di nuovo?

Anche chiedere in giro all’interno dell’azienda se ci sono collaboratori motivati può rivelarsi molto utile. Spesso sono proprio i colleghi da cui meno te lo aspetti a dimostrarsi all’altezza del compito e, con enorme impegno, a pianificare, organizzare, realizzare e rendere la festa indimenticabile.

Il «fattore di disturbo»: il budget

Infine, naturalmente, anche il budget è determinante per la pianificazione. Se quindi si riesce a pagare solo il cabarettista, ma in cambio non ci sono né cibo né regali di Natale, il budget potrebbe essere stato impiegato in modo errato – e i colleghi ne risulterebbero quasi certamente frustrati (a meno che il cabarettista non sia davvero molto divertente). Un coordinamento con l’ufficio finanziario può portare sia chiarezza che potenziali risparmi: forse alcune parti della festa o addirittura l’intero evento sono fiscalmente deducibili?

Tutto sommato, una buona preparazione permette di risparmiare tempo, che può essere impiegato direttamente per gli aspetti più piacevoli della pianificazione: dare libero sfogo alle idee e alla creatività, oltre a raccogliere tutti i meriti e gli elogi in qualità di organizzatore/organizzatrice!