5 consigli e trucchi per il marketing del tuo evento

Non da ultimo a causa del «distanziamento sociale», che a causa della pandemia ha reso difficile l’organizzazione di eventi, la stagione degli eventi torna a pieno ritmo. Non vediamo l’ora di ritrovare i colleghi del settore, conoscerne di nuovi, scambiare opinioni tecniche o semplicemente fare due chiacchiere. Questo è positivo, ma rende l’organizzazione di eventi un po’ inflazionata, quindi ce ne sono davvero molti. Come si fa allora a mobilitare il maggior numero possibile di ospiti? Abbiamo 5 consigli per un marketing degli eventi di successo.

1 | Le basi: il sito web

Se in una foresta cade un albero e nessuno lo nota, è davvero caduto? Questa domanda, tipica delle scienze della comunicazione, si applica facilmente anche al tuo evento. Se il tuo evento si svolge da qualche parte e nessuno ne è venuto a conoscenza, si è davvero svolto? O, in altre parole: quanto sono tristi gli organizzatori quando devono svuotare il buffet da soli?

Il primo passo per un evento ben frequentato è quindi il sito web! Lo sappiamo bene per esperienza personale: quando si sente parlare di un evento ma non si trova un sito web dedicato, la cosa sembra profondamente misteriosa. Forse ho sentito male o ricordo male qualcosa?

Non preoccupatevi, non deve necessariamente trattarsi di un sito web costoso, ma semplicemente di una pagina in cui tutte le informazioni importanti ed eventuali novità siano visibili in modo rapido e semplice. Tra questi punti figurano:

• Dove e quando si svolge l’evento.
• Quando inizia esattamente (apertura delle porte, tavole rotonde, interventi speciali)? Sono proprio queste le informazioni che i visitatori cercano più spesso poco prima dell’inizio dell’evento.
• Come si effettua la registrazione (magari c’è anche un’app dedicata da scaricare, o almeno un link con registrazione personale o il rimando a una pagina Facebook dedicata all’evento)?

Siti web come questi possono essere realizzati in genere «in-house» autonomamente o affidandoli a un’agenzia. È consigliabile inserire la creazione del sito all’inizio della tua lista delle cose da fare relative al tuo evento, poiché l’indirizzo dovrebbe già essere comunicato su tutto il materiale pubblicitario successivo.

2 | La soluzione più semplice: utilizzare i propri mezzi di comunicazione

Il modo più semplice e probabilmente anche più efficace per informare i tuoi clienti esistenti del tuo evento sono i canali di comunicazione già esistenti. Esistono magari newsletter periodiche in cui è possibile annunciare l’evento con largo anticipo? È possibile inserire uno o due post di annuncio nel feed della tua pagina sui social media? Viene forse pubblicata una rivista per i clienti in cui si potrebbe addirittura dedicare una pagina o una doppia pagina all’evento? L’importante qui è non esagerare. Sì, l’evento è importante, ma menzionarlo innumerevoli volte in ogni comunicazione per mesi potrebbe causare una certa stanchezza, soprattutto se alcuni clienti si sono già registrati da tempo. 

Per tornare ancora una volta sul punto molto importante dell’«annuncio tempestivo», in questo caso vale sicuramente il principio «prima è, meglio è», poiché, come già accennato all’inizio, nel calendario degli eventi regna una forte concorrenza. Se l’evento è già cerchiato in rosso nel calendario annuale del cliente, la partita è già vinta. Se qualcun altro si è già assicurato quel posto, la situazione si complica (vedi il buffet a self-service).

3 | La parte più complicata: raggiungere un nuovo pubblico

Naturalmente è sempre un piacere vedere volti noti al proprio evento. Ma anche i volti nuovi contribuiscono alla crescita del business. Questi potenziali visitatori dell’evento non si raggiungono, ovviamente, tramite i propri canali CRM (ovvero attraverso la gestione dei clienti esistenti). Poiché l’acquisizione di nuovi clienti è un ambito molto diversificato e andrebbe oltre lo scopo di questa breve sottosezione, mi limiterò a dire questo: chi potrebbero essere i potenziali nuovi clienti e come posso raggiungerli? Che li raggiunga con un targeting specifico tramite annunci sui social media o con campagne out-of-home posizionate in modo tatticamente intelligente (vedi i nostri articoli sull’argomento Pubblicità esterna), se non so chi dovrebbero essere i potenziali visitatori, la cosa diventa difficile, costosa e con poche prospettive di vedere lunghe code all’ingresso. 

4 | La classe regina: inviti personalizzati

Torniamo ora al tema della prenotazione degli spazi nel calendario degli eventi 2025. Se pensi a quanto un cliente fedele possa apportarti, sia dal punto di vista finanziario che personale, allora non lesinare sulla realizzazione di Inviti. Proprio qui è possibile dare libero sfogo alla propria creatività, scegliendo materiali di alta qualità o in linea con il tema. Già l’apertura dell’invito deve diventare un evento a sé stante; grazie alla personalizzazione, il lettore o la lettrice si sente apprezzato/a e non getta subito l’opera d’arte stampata nella carta da riciclare.

Se forse non sei la persona giusta per progettare questo tipo di inviti, ci sono sicuramente dei colleghi nella tua azienda che sarebbero ben felici di occuparsene. Se così non fosse, anche per questa occasione ci sono numerose Agenzie vicino a te, che offrono un supporto attivo. E ancora una volta: gli inviti personali non dovrebbero essere trascurati per motivi di costo, sono semplicemente troppo importanti!

5 | Der Aufheizer: uno sguardo dietro le quinte

«La scultura di ghiaccio a grandezza naturale e i mangiafuoco sono già arrivati». Anche se non sempre si tratta di notizie così accattivanti per il pubblico, vale comunque la pena comunicarle tramite i canali social. A proposito di social media: proprio in occasione di eventi, vale la pena aprire una pagina dedicata su Facebook. Qui i visitatori possono tenersi sempre aggiornati, fare rete, vedere chi altro ha confermato la propria partecipazione (se non fosse per l’opzione “forse”, poco utile ma spesso utilizzata tra le opzioni di conferma) e ricevere un promemoria tempestivo dell’evento. Sebbene una pagina Facebook di questo tipo non debba sostituire completamente il sito web, può sicuramente integrarlo.

Dare uno sguardo dietro le quinte permette di riaccendere continuamente l’interesse per l’evento. Se, ad esempio, è stato invitato un relatore molto interessante o è stato ingaggiato un catering esclusivo, si tratta di novità che rivestono una certa rilevanza sia per chi ha già confermato la propria partecipazione, sia per chi è ancora indeciso. E sì, le sculture di ghiaccio e i mangiafuoco non sono mai fuori luogo…